SECRETÁRIA EXECUTIVA

1. Prestar suporte administrativo aos membros da Direcção Geral e sempre que necessário às outras Direcções; Redigir documentos, preparar relatórios, elaborar planilhas de reembolso e quaisquer outros documentos solicitados pelos seus superiores: elaborando correspondência, outorgando numero de controlo aos memorandos, cartas, ofícios, notas informativas entre outras;
2. Gerir os despachos e efectuar o processamento de textos de correspondência e de outra documentação da Direcção (Directoria) Geral;
3. Assistir reuniões para elaboração das actas respectivas e administrar a distribuição das mesmas depois de aprovadas;
4. Zelar pela organização dos arquivos e ficheiros da Direcção Geral; organizando o arquivo, estabelecendo critérios de classificação e métodos para sua optimização;
5. Assegurar a comunicação com interlocutores internos e externos em língua portuguesa ou inglesa, seja de forma verbal ou de forma escrita (ex. tradução de documentos);
6. Acolher eventuais visitas, fornecedores e clientes e encaminha-los para os respectivos locais de interesse;
7. Contactar fornecedores e clientes e agendar reuniões e eventos seguindo as orientações do seu superior;
8. Apoiar aos Directores no atendimento a eventuais necessidades pessoais;
9. Optimizar a agenda da Direcção Geral;
10. Programar viagens de trabalho da Direcção Geral;
11. Gerir a comunicação externa: recepcionando, registando e arquivando a correspondência e encaminhando cópia para os respectivos destinatários;
12. Controlar listas de presença das reuniões;
13. Gerir as salas e o ambiente de trabalho para reuniões e formações relacionadas à Direcção Geral; gerir o ambiente de trabalho quanto a condições físicas, abrindo solicitações de serviços de limpeza, reparo ou manutenção ou compra de materiais junto das áreas responsáveis;
14. Coordenar e controlar o trabalho das recepcionistas;
15. Controlar o estado das casas de banho quanto a organização e reposição de consumíveis;
16. Solicitar recursos a partir da central de serviços e por meio de formulário de solicitações;
17. Controlar o stock de consumíveis da Direcção Geral;
18. Estar comprometido com o sistema de gestão da qualidade;
19. Procurar cumprir a política da qualidade assim como procedimentos e processos do Sistema de Gestão da Qualidade dentro das suas atribuições;
20. Exercer outras actividades inerentes ao cargo ou por orientação superior

 Formação Superior em Gestão ou áreas similares ou experiência equivalente;
 Conhecimento sólido em Secretariado Executivo;
 Falar e escrever correctamente em língua portuguesa;
 Domínio do pacote Office: Word, Excel, Power Point;
 Conhecimento de língua Inglesa em nível intermediário.
Preferencial Mulheres.

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